Jak připravit prezošku

Prezentace neboli prezoška je středobodem skoro každého mítinku. Pokud se vám přihodí, že musíte nějakou připravit, není třeba si hned sahat na život. Zhluboka dýchejte a uvědomte si, co slovo prezentace znamená. Prezentace je představení, čili první seznámení publika s něčím, o čem dosud nemělo ani páru. Nemůže tedy čekat, že se dozví něco zásadního. Když si podáváte ruku s někým neznámým, taky mu hned nevykládáte, kolik manželství máte za sebou, jak dopadla a jestli stačíte platit všechny alimenty. Jiný význam slova představení se mimochodem váže k divadlu, estrádě, čili show. A o show jde tady každopádně.

Poté, co se uklidníte vědomím, že nemusíte sepsat disertační ani habilitační práci, zjistěte si několik klíčových údajů: kdo na prezentaci přijde, kolik je na ni času, zda bude občerstvení. Kromě toho se také vyplatí mít alespoň rámcovou představu, co má být posluchačům sděleno, i když to se v podstatě odvíjí od oněch klíčových otázek. Je-li například očekáván generální ředitel, připravte si vysoce odborné pojmy, grafy, a technické detaily, které ho natolik otráví, že po chvíli odejde. Rozhodně se v nich nebude šťourat. Usadí-li se před plátnem naopak samí hnidopiši z technického nebo ajtý odboru, zahrňte je vizemi, misemi a vzletně formulovanými cíli, sem tam prošpikovanými grafem nákladů a výnosů. Sejdou-li se na poradě všichni, zafungují už jen vtipné obrázky, bonmoty a lehké náznaky skryté geniality řečníka.

Podívejte se, zda jste už něco podobného nepřipravovali někdy v minulosti. Mnohdy se ukáže, že podobný projekt se s velkou slávou neúspěšně spouštěl před třemi lety, všichni na něj dávno zapomněli a přitom stačí oprášit pár bodů. V takové prezentaci je důležité aktualizovat datum, který bývá někdy záludně ukryt v zápatí nebo záhlaví. Taky si dejte majzla na to, zda v mezičase marketing nepředělal korporátní dizajn, či dokonce nezměnil firemní logo. Firemní logo v pravém horním rohu každého slajdu sice na firemním mítinku postrádá smysl, ale čím je větší, tím více vytváří pocit sounáležitosti. Když dolů připojíte velkým písmem vyvedené upozornění, že jde o interní a důvěrné údaje, sice už se na slajd skoro nic dalšího nevejde, ale všichni budou pociťovat důležitost toho, že jsou zasvěceni do top síkret klasifajd informací.

Prezoška je show a v té rozhoduje první dojem. Zapomeňte na skákajícího Steve Ballmera, nejsme v Silicon Valley ani Redmondu, ale vtipný slogan na úvod udělá rozhodně lepší dojem, než vlažné sdělení "Takže já bych vám dnes chtěl(a) prezentovat..." Je ovšem potřeba si připravit takový vtip, který jednoznačně pochopí všichni účastnící (viz první klíčová otázka). Nepodceňujte oblečení. Zejména ženy zde mají širokou škálu možností a stráví-li před šatníkem stejnou dobu jako před PowerPointem, určitě to nebude od věci. Není nutné se soukat do večerní róby vlastní výroby, nejste Michaela Jílková, ale přiléhavá blůza a odvážná minisukně dokážou divy.

Nejpodstatnější fakta, čísla a grafy, která by hrozila průšvihem, nechte na konec. Pak je s odkazem na časový tlak jenom rychle prolétněte, aby všichni viděli, jak důkladně jste připraveni, o co všechno přichází, ale aby zároveň neměli šanci zahlédnout cokoli, na co by se - nedej bože - mohli zeptat. Když už musíte být konkrétní, použijte graf. V něm i děsivá čísla vypadají stravitelněji, obzvláště když graf patřičně upravíte. Všichni milují vizualizace, tak proč jim neudělat radost. Existuje celá škála metod, jak z ošklivých čísel udělat hezký graf. Jen některé z nich. Chcete třeba, aby malý pokrok k lepším zítřkům vypadal mnohem větší? Ořízněte osu y nebo rovnou vynechte popisy os, použijte strakatý koláčový graf a pěkně ho položte do perspektivy. Kdo bude zkoumat, že jste na časové ose vynechali nějaké nudné období s průměrnými hodnotami? Takhle je graf mnohem přehlednější.

Závěr prezošky je stejně důležitý jako začátek, zejména pro ty, kteří celý mezičas prospali. Nesnažte se zrekapitulovat podstatné závěry, někdo, kdo se právě probral, by se mohl nevhodně ptát. Použijte zase nějaký žert a vtipný obrázek. Pozor, smajlíci u poděkování za pozornost jsou už fakt pasé. Dodržením těchto pravidel sice projekt nikam neposunete, ale všichni si budou myslet, že jste člověk na svém místě. A o to v prezoškách jde především.